مدیریت زمان در کسب و کار؛ ساعت کسب و کارت را کوک کن!

بررسی … بررسی … بررسی کنید

مدت هاست که گفته می شود “زمان طلا است”. این ضرب المثل نشان می دهد که مفهوم زمان از دیرباز مورد توجه مردم بوده است. ما صادقانه با این گفته موافق هستیم.

اگر پول شما هدر رود ، دوباره برمی گردد. اگر شرکتی از بین برود ، می تواند دوباره ساخته شود. اما زمان نمی تواند به عقب برگردد.

یکی از بزرگترین چالشهایی که در زندگی و تجارت با آن روبرو هستیم مدیریت زمان است. ما همیشه وقت خود را تمام می کنیم و با وجود همه تلاش های خود ، بازهم تأخیر داریم. مخصوصاً وقتی می خواهیم چند دست را با یک دست بالا بیاوریم.

زمان مانند نیرویی نامرئی است که زندگی همه ما را کنترل می کند. در ادامه مقاله ، ما به شما می گوییم که چگونه می توانید زمان را کنترل کنید و این بار ، آن را مدیریت خواهید کرد.

ولی بیایید ببینیم اصلاً مدیریت زمان چیست؟

قبل از رفتن به تعریف مدیریت زمان ؛ بیایید ریشه یابی کنیم تا بفهمیم مشکل کمبود زمان از کجا ناشی می شود و چرا ما همیشه عجله داریم و احساس می کنیم وقت خود را کم می کنیم. ما پس از بررسی های خود به نتایج زیر رسیدیم:

ما هرگز از خود راضی نیستیم. بنابراین فکر می کنیم که باید بیشتر بدویم.

ما نمی دانیم که چگونه وظایف را تقسیم کنیم. همه کارها را باید خودمان انجام دهیم.

از طرف دیگر ، ما نمی توانیم “نه” بگوییم. گویی با خود و دیگران سر و کار داریم.

بعضی اوقات وقت کافی داریم ، اما همه می گوییم: “انشالله از شنبه!”

ما هنوز یاد نگرفته ایم که کارهای خود را اولویت بندی کنیم.

ما همچنین قادر به حل مشکل نیستیم. آنها به جای تلاش برای بهبودی ، در غم و اندوه خود غرق می شوند و بنابراین شکست های بیشتری را تجربه می کنند.

پس راه حل چیست؟ مدیریت زمان.

مدیریت زمان یعنی چه؟

“مدیریت زمان به معنای تقسیم وقت و اختصاص زمان مشخصی برای هر کار است.”

وقتی نمی توانید زمان را به خوبی مدیریت کنید و مدام عقب هستید. ناامید و همزمان استرس دارید. کار شما خراب می شود و چیزی را به موقع به پایان نمی برید. حتی اطرافیانتان از اینکه هرگز در دسترس نیستید عصبانی می شوند. زیرا مطمئناً وضعیت زندگی کاری شما کمتر از زندگی شخصی شما نیست!

اما باید بدانید که بدون برنامه ریزی ، در هیچ یک از این موارد موفق نخواهید شد ، زیرا با سازماندهی کارها ، می توانید سریعتر حرکت کنید. فرقی نمی کند صاحب مشاغل باشید یا عضو آن باشید. با این حال ، شما باید طبق برنامه پیش بروید.

خوب ، خبر خوب این است که مدیریت زمان مهارتی است که می توان با تمرین و تلاش به آن دست یافت. با یادگیری این مهارت ، باید اهداف هوشمندانه تعیین کنید ، اولویت بندی را فراموش نکنید ، از مدیریت زمان و برنامه ریزی دست نکشید و مهمتر از همه ، به هم تیمی های خود اعتماد کنید و وظایف خود را به اشتراک بگذارید.

در ادامه مقاله ، در مورد اهمیت مدیریت زمان در تجارت بیشتر صحبت خواهیم کرد. ما تکنیک های مدیریت زمان را یاد خواهیم گرفت و پیشنهادات عالی برای شما داریم.

چرا مدیریت زمان در کسب و کار مهم است؟

دلیل این همه تأکید بر مدیریت زمان این است که از روز کاری خود نهایت استفاده را ببرید ، تا تجارت شما رشد کند و مجبور نشوید “راه های آشتی دادن بین زندگی شخصی و شغلی” را در Google قرار دهید.در این بخش ، 6 دلیل مهم برای مدیریت زمان در تجارت را بررسی خواهیم کرد.

عملکرد بهتری دارید

با برنامه ریزی روزانه می توانید زمان بیشتری را صرف کارهای مهم کنید ، دید بهتری از هر کار داشته باشید و متوجه شوید که هر کار چقدر طول می کشد.

کارتان را به موقع تحویل می‌دهید

نام Deadline به ذهن خطور می کند ، که آخرین روزهای تحویل پروژه را به یاد ما می آورد که برای انجام به موقع کار باید روزانه بیست و چهار ساعت کار می کردیم. اما مدیریت زمان مناسب به ما این امکان را می دهد تا هر کار را در زمان خاص خود اولویت بندی و برنامه ریزی کنیم.

به عنوان مثال ، اگر تا پایان ماه فرصت دارید پروژه را تحویل دهید ، مدیریت زمان به شما کمک می کند کار خود را حتی زودتر به پایان برسانید.

استرس‌تان کمتر است

اضطراب جزئی جدایی ناپذیر در هر تجارت است. به خصوص اگر لیست بلندی از پروژه های ناتمام در پیش رو داشته باشیم. مدیریت زمان در مشاغل به شما کمک می کند تا در کار بهتر برنامه ریزی کنید و احساس راحتی کنید.

فرصت‌های شغلی برایتان ایجاد می‌شود

مدیریت زمان در زندگی کاری باعث می شود افراد بیشتری در محل کار به شما اعتماد کنند. شما به شخصی تبدیل می شوید که وظیفه خود را به موقع و به بهترین شکل انجام می دهد. چه چیزی بهتر از معروف بودن به مهربانی است؟ مهارت های مدیریت زمان مطمئناً فرصت های شغلی زیادی برای شما به همراه خواهد داشت.

اعتماد به نفس‌تان بالا می‌رود

آیا لحظه ای که کاری را تمام کردید و از لیست خود عبور کردید احساس غرور نمی کنید؟ همانطور که لیست کارهای روزمره خود را با موفقیت کامل می کنید ، اعتماد به نفس و انگیزه شما با گذشت زمان افزایش می یابد.

کیفیت کارتان بیشتر می‌شود

استفاده از تکنیک های مدیریت زمان مانند رانندگی است ، جایی که بعد از مدتی حرفه ای می شوید و ساعت ها بدون اینکه متوجه شوید رانندگی می کنید. به عنوان مثال ، فرض کنید یک ربع ساعت قبل از جلسه در ساعت 6 بعد از ظهر وقت دارید. بنابراین به عنوان یک حرفه ای ، به جای شروع یک کار وقت گیر ، چند کار کوچک انجام می دهید و با خیال راحت به جلسه خود می رسید.

بهترین روش‌های مدیریت زمان در کسب و کار

خوب ، اکنون که کاملاً فهمیدیم چگونه کنترل زمان می تواند بر کسب و کار ما تأثیر بگذارد ، بیایید ببینیم چگونه باید زمان را مدیریت کنیم.

روی هوا برنامه‌ریزی نکنید، حتماً بنویسید

یکی از مخرب ترین کارهایی که می توانید انجام دهید ورود به شرکت بدون دانستن اهداف روزانه خود است. بی نظمی مانع پیشرفت شما می شود و فقط وقت شما را هدر می دهد. بر اساس اولویت های خود چک لیست بنویسید و مشخص کنید که هر ساعت می خواهید چه کاری انجام دهید.

ما پیشنهاد می کنیم یک ساختار ثابت برای کار خود داشته باشید. تعیین این ساختار از سردرگمی جلوگیری می کند و کار شما را آسان می کند.

چه چیزی حواس‌تان را پرت میکند؟

تمرکز کنید تا حواس تان پرت نشود! کاملاً واضح است که این حواس پرتی ها اتلاف وقت هستند. یکی از مهمترین دلایل حواس پرتی تلفن های همراه ، شبکه های اجتماعی و همکاران حرفه ای است.

تحقیقات تلگراف نشان می دهد که کارمندان هر شرکت سالانه حدود 759 ساعت تلف می کنند. اولین قدم شناسایی این عوامل و جلوگیری از آنها به هر حال است.

روی یک کار تمرکز کنید

به نظر شما چرا افرادی که می توانند چند وظیفه ای انجام دهند ترسناک ترند؟ برخلاف تصور بسیاری از افراد ، تمرکز روی کاری بسیار پاداش آورتر است. وقتی چندین پروژه را همزمان شروع می کنید ، معمولاً در وسط رها می شوند.

کمی استراحت هم بد نیست

در داستان معروف ارشمیدس می خوانیم که پادشاه از او می خواهد راهی پیدا کند تا طلای اصلی را از غیر اصلی تشخیص دهد. پس از روزها کار سخت موفق نشد و با اصرار همسرش تصمیم گرفت مدتی استراحت کند و به خزانه داری (دستشویی) برود. همین که وارد شد ، گنج برخاست و ارشمیدس پاسخ خود را یافت.

گاهی اوقات کمی استراحت لازم است و در واقع عملکرد شما را بهبود می بخشد. به یاد داشته باشید که ذهن شما باید دقیقاً مانند بدن شما استراحت کند.

ماتریس آیزن‌هاور (خوراک اولویت‌بندی)

وقتی می خواهیم کار خود را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنیم ، به ماتریس زیر می رسیم:

حالا بیایید رنگ به رنگ برویم تا ببینیم در این ماتریس چه اتفاقی می افتد.

سبز: در این بخش ، وظایفی را که ضروری هستند و باید امروز یا فردا انجام شوند ، اولویت بندی می کنیم. مثل وقتی که همه تیم منتظر امضای شما برای شروع یک پروژه جدید هستند.

آبی: مواردی که مهم هستند ، اما خیلی فوری نیستند. این بخش برای کارهایی است که باید در تقویم خود بنویسید تا طی چند روز آینده انجام دهید. به عنوان مثال ، فرض کنید می خواهید دوباره ورزش کنید. بنابراین روی تقویم خود بنویسید که باید روز سه شنبه در باشگاه ثبت نام کنید.

افرادی که همیشه در مدیریت زمان موفق بوده اند ، این قسمت از ماتریس را دوست دارند. در این مرحله ، آنها کارهای مهمی را که عجله ندارند از کارهای فوری جدا می کنند و در آینده وقت خود را به آنها اختصاص می دهند.

زرد: کارهایی که باید بلافاصله انجام شود ، اما آنقدرها مهم نیستند. یعنی اگر آنها را برای زمان / شخص دیگری موکول کنیم ، مشکل خاصی پیش نمی آید. البته باید مراقب باشید که اصلا آنها را فراموش نکنید!

به عنوان مثال ، تصور کنید که قبل از یک جلسه مهم ، یکی از دوستانتان با شما تماس می گیرد و از شما می خواهد با او خوب رفتار کنید (خیلی عجله دارد). در این صورت می توانید به شخص دیگری پیشنهاد دهید یا راه و چاه را برای حل مشکل خود به او بگویید.

قرمز: کارهایی که به هیچ وجه نباید انجام دهید. در اینجا باید عادت های بد خود را کشف کرده و تمرین آنها را متوقف کنید. مثل غرق شدن در اینترنت یا قمار زیاد. اینها معمولاً دلایل کمبود وقت برای قسمت سبز و آبی است.

با استفاده از این ماتریس ، هنر اولویت بندی را به خوبی خواهید آموخت. اما سوال من این است که چگونه می توانیم روی یک چیز تمرکز کنیم؟ چند بار روی مقاله پریده اید و برگشته اید؟ سپس با هم می آموزیم تا ذهن خود را کنترل کنیم.

قانون گوجه فرنگی دیگر چیست؟

قانون عجیبی نیست؟ شخصی که این قانون را کشف کرده نام خود را از تایمر گوجه فرنگی شکل آشپزخانه خود گرفته است. قانون گوجه فرنگی

در این قانون ، ما باید تایمر را روی 25 دقیقه تنظیم کنیم و هر 25 دقیقه را به یک کار اختصاص دهیم. سپس 5 دقیقه استراحت کرده و کار بعدی را شروع کنید. با استفاده از این قانون یاد می گیریم که وقتی کاری را شروع می کنیم ، فقط روی آن کار تمرکز می کنیم و ذهن بعدی خود را مشغول نمی کنیم. حتماً چندین بار در هفته از این قانون استفاده کنید و نتایج را خودتان ببینید.

بدون ایجاد تعادل، کار از کار پیش نمی‌رود

همه مدیرانی که نمی توانند زمان خود را مدیریت کنند مشترکات مشترکی دارند. آنها نمی دانند چگونه هر چیزی را متعادل کنند. به عنوان مثال ، بیشتر آنها فقط به دنبال ایجاد شبکه در اینترنت هستند. یا آنها فقط با کارمندان خود تماس می گیرند. اگر هر دو به یک اندازه مهم هستند و نباید فقط روی یکی از آنها تمرکز کنید.

از تکنولوژی فرار نکنید

قدرت فناوری را نباید دست کم گرفت. شاید شنیده باشید که استیو جابز اپل را در پارکینگ یک خانه راه اندازی کرد. اما از آن زمان به بعد ، با منابع محدود خود ، بازاریابی در شبکه های اجتماعی خود را بسیار قدرتمند کرده است.

اساساً ، فناوری ها و نرم افزارهای مختلف برای سهولت کار ما به کار می آیند. بسیاری از برنامه ها ، نرم افزارها ، برنامه ها و خدمات آنلاین وجود دارد که می توانید آنها را برای کارهای دشوار و وقت گیر بر عهده بگیرید. به عنوان مثال ، شما می توانید با استفاده از نرم افزار حسابداری تجارت خود را از نظر مالی اداره کنید و وقت اضافی خود را صرف بازاریابی دیجیتال ، نوشتن استراتژی ، توسعه محصول یا حتی مسافرت و تفریح ​​کنید.

در ادامه این مقاله ، نگاهی به نرم افزار مدیریت زمان خواهیم انداخت تا بدانیم که چرا افراد موفق به سرعت ما هستند.

آشنایی با نرم‌افزارهای مدیریت زمان

اکنون که دلیلی برای استفاده از فناوری وجود ندارد ، می خواهیم به سراغ نرم افزارهای مدیریت زمان برویم. اگر هنوز از این نرم افزار استفاده نمی کنید ، 5 سال دیگر تأخیر دارد.

دراپ‌باکس (Dropbox)  – جا‌به‌جایی و ذخیره فایل‌های بزرگ

نرم افزارهای زیادی وجود دارد که می توانید برای انتقال پرونده های بزرگ از رایانه به سایر سیستم ها از آنها استفاده کنید. اما Dropbox رایگان و راحت است. با استفاده از این برنامه ، در وقت خود صرفه جویی می کنید و هر کجا که هستید به پرونده های خود دسترسی پیدا می کنید.

ترلو (Trello) – تمام پروژه‌‌هایتان جلوی چشم‌تان است

در Terlo می توانید برای هر پروژه پرونده ای ایجاد کنید و مرحله به مرحله آن را کنترل کنید. به این ترتیب اعضای تیم از روند کار مطلع می شوند و هماهنگی بیشتری بین آنها شکل می گیرد.

تو دو ایست (Todoist) – با خیال راحت برنامه‌ریزی کنید

این برنامه یکی از بهترین ابزارهای برنامه ریزی و مدیریت زمان آنلاین است که می توانید کارهای خود را در اولویت قرار دهید و برای هر کار یک تاریخ و زمان مشخص تعیین کنید.

اور نوت (EverNote) – دیگر هیچ ایده‌ای از ذهنتان نمی‌پرد

Overnote نرم افزاری رایگان است که به شما کمک می کند ایده های خود را در متن ، عکس و فایل های صوتی ذخیره کنید. همچنین می توانید جلسات ، کنفرانس ها و مصاحبه های خود را با وی ضبط کنید. یک چک لیست تهیه کنید و یک فایل صوتی یا متنی اضافه کنید و آن را با هم تیمی های خود به اشتراک بگذارید.

گوگل درایو (Google Drive) – چند نفری روی یک شیت کار کنید

Google Drive برای جابجایی پرونده های بزرگ بسیار مفید نیست ، اما بهترین ابزار برای ایجاد اسناد و برگه ها به صورت آنلاین است. این پرونده ها در ابر ذخیره می شوند. این بدان معناست که شما دیگر نگران خراب شدن نرم افزار خود و خلاص شدن از شر هرچه نوشتید نیستید. همچنین می توانید همزمان با هم تیمی های خود روی یک برگ یا سند کار کنید و تعامل بیشتری داشته باشید.

گوگل کلندر (Google Calendar) – حتی اگر بخواهید هم یادتان نمی‌رود

Google Calendar ابزاری بسیار مفید برای برنامه ریزی روزانه است. این ابزار چندین عملکرد دارد که برای استفاده از آنها فقط باید حساب Google داشته باشید. به عنوان مثال ، اگر می خواهید با کسی قرار ملاقات بگذارید ، تنها کاری که باید انجام دهید این است که رویداد را برای خود و او در تقویم Google ایجاد کنید تا در تقویم های شما ثبت شود.

با استفاده از این نرم افزار مدیریت زمان می توانید از قدرت فناوری به نفع خود استفاده کنید و این بار از رقبای خود پیشی بگیرید.

معرفی بهترین کتاب‌های مدیریت زمان

در واقع ، ما همیشه فکر می کنیم که یک کتاب خوب می تواند کار 100 معلم اخلاق و سخنرانان انگیزشی را بهتر از خودشان انجام دهد. بنابراین ما کتابهای زیر را برای کمک به شما در حل مشکل مدیریت زمان ارائه می دهیم. بنابراین اگر به دنبال کتابی هستید که مسیر واضح تری را در مدیریت زمان به شما نشان دهد ، پیشنهادات ما را از دست ندهید.

هفت عادت مردمان موثر – استفان کاوی (Stephen Covey)

در این کتاب ، نویسنده بیشتر به هدف یابی و برنامه نویسی می پردازد. این به شما یک نمای کلی می دهد که چگونه می توانید کارآمدتر و موثرتر باشید.

به انجام رساندن کارها – دیوید آلن (David Allen)

برخلاف کتاب قبلی ، دیوید آلن در این کتاب به جزئیات پرداخته و راه حل های عملی و م effectiveثری را در اختیار ما قرار می دهد که در برنامه ریزی های روزمره به ما کمک می کند. وی می گوید: “ذهن شما برای طوفان مغزی است ، نه سیاهچاله ایده ها.” همچنین سه روش مختلف برای مدیریت زمان وجود دارد که عملکرد ما را بهبود می بخشد.

اصل‌گرایی – گرگ مک‌کئون (Greg McKeown)

مک کین در جایی از کتاب می گوید: “به جای کار بیشتر” خوب ، این به معنای اولویت بندی یا “اصالت” است ، که عنوان کتاب است. این کتاب به ما مهارت نه گفتن را خیلی خوب می آموزد. چون بعضی اوقات حتی باید به بعضی از پروژه ها نه بگوییم!

قدرت عادت – چارلز داهیگ (Charles Duhigg)

آیا می دانید عادت ها به سه قسمت تقسیم می شوند؟

جرقه اولیه

 این عادت را تکرار کنید

بازخورد عادت

نویسنده توضیح می دهد که برای ترک این عادت ، فقط باید بر تکرار عادت تمرکز کنید و بقیه کارها را انجام ندهید. حالا انشاالله از شنبه ، چه زمانی قرار است تغییر کنید 🙂 ، به خاطر داشته باشید که این کتاب می تواند به شما خیلی کمک کند.

شما دیگر آن آدم سابق نیستید

در این مقاله ، ما می فهمیم که مدیریت زمان دقیقاً به چه معناست و چرا اینقدر مهم است. ما طیف وسیعی از کتابها و نرم افزارها را ارائه می دهیم که زندگی ما را آسان تر می کنند. متأسفانه ، “ساعت برنارد” در دنیای واقعی کار نمی کند. بنابراین ما باید بهترین استفاده را از وقت خود بکنیم تا هرگز نگوییم: “کاش می توانستم به گذشته برگردم.”

این تمام چیزی است که ما در مورد آن صحبت می کنیم. حالا نوبت شماست. وقتی این مقاله مدیریت زمان در تجارت را می خوانید ، راهی دیگر ارائه می دهید؟ حتما برای ما نامه بنویسید